求问如何防范IT外包中的风险

审慎地选择合适的IT服务商、制定详细而全面的外包合同、制定外包相关管理规定和KPI，以及引入第三方负责监督系统建设全过程的监理等这些具体的防范手段都被大多数专家提起。从以往税务IT外包成功运营的经验看，可以从确立外包管理工作原则，并从制度、流程、考核三方面入手，抓好外包管理工作。
湖南省地方税务局信息中心 杨米加：
其一要高度重视IT外包风险。IT在税务系统中的地位日益重要，因此对于IT外包的风险管理更要引起领导的重视。税务部门要有一定数量的IT专家和风险专家组成的专门管理IT外包风险的机构或组织，定期召开例会，及时通报IT外包过程中遇到的各种问题和潜在的风险。发现比较大的风险隐患时，一定要向上一级风险管理机构汇报，以便采取及时有效的防范措施。同时，在资本金管理方面，也要为IT外包业务提取必要的风险准备，以应对不可预料的IT外包的风险发生。
其二要选择合适的IT服务商。选择IT服务商时，应根据项目的实际情况，结合以往的工作经验，选择真正符合自己标准的公司。税务部门的管理机构必须对IT服务商进行评估以决定其财务和营运方面的能力是否能够满足税务部门现有和未来发展的业务需求。在选择IT服务商时，必须对服务商支持外包业务的技术能力和水平、关键技术人员的综合素质和业务能力、业务处理的操作能力和控制突发事件的能力以及服务商的财务状况等4个方面进行全面评估，以此选择业务能力强、信誉好的服务商。
其三重视人员配备和提高管理技术。将IT项目外包后，作为建设单位，税务部门不能对工程项目放任自流，不闻不问，而要积极参与到项目的实施过程中，对工程项目进行过程化管理，才能保证工程的质量。如果条件允许，税务部门应该多安排人员参与，才可能在项目过程中更多地跟踪服务商的工作，方便未来的维护。同时，税务部门应培养一支自己的IT队伍，这支队伍能够有效监控所提供的IT服务，能够在问题发生前提前采取行动，避免由于IT服务措施不当而使税务部门遭受重大损失。另外，税务部门本身的技术人员逐步由实施转向实施与项目管理并重，技术人员不但要学习最新的IT技术，同时要掌握一定的项目管理知识，以适应不断发展的技术要求。
其四制定详细而全面的外包合同。外包合同是实现外包策略至关重要的一个环节， 外包合同制定的全面与否，将直接决定着外包服务的成败，也直接关系着税务部门在未来的风险程度。税务部门与IT服务商在制定外包合同时，应该注意以下几个方面的问题：确定外包服务的定义，明确外包服务的范围和灵活性的外包协议；明确双方在合同中的权力和义务，尤其要明确发生问题时的赔偿责任与解决争端的程序；合理的服务级别说明和度量；安全性和保密性的要求；突发应急事件的应急方案与具体实施计划；限制外包费用增加和终止合同的权利；分包合同与多重外包服务商的关系等。
其五强化项目的监督控制。监控外包风险的目的是从定性和定量的方法来监控IT外包风险的暴露，保证足够的控制手段和体系发挥作用，在风险发生之前彻底解决。在IT外包合同执行期间，税务部门应高度重视对服务商的持续的、有效的监督。应成立包括IT专家、风险专家、审计专家等组成的监管组，定期和不定期地对服务商进行有效的监管，监管主要应包括以下内容：监控服务商的财务状况和经营状况；监控服务商的服务质量和技术支持水平；监控服务商内部关键人员的变动情况，尤其是服务商高层的变动，为税务部门提供IT服务的关键技术人员的变动情况；监控服务商全面履行合同的情况；监控服务商把服务再次分包的情况。
深圳市国税局信息中心 肖胜球：
重点应把握以下几方面：首先，要慎重选择外包供应商。选择一个好的供应商外包就成功了一半。在选择供应商前，一定要对外包项目进行认真细致的分析，明确提出各项具体要求，本着“做你最拿手的，其余的让别人去做”的原则谨慎地对供应商进行选择，争取为每个外包项目选择到最适合的承包方。
其次，要加强外包的沟通管理。外包项目的沟通比一般项目更加重要，沟通管理是影响软件外包项目质量的一大因素。一要确定可以采用的沟通方式，以及什么情况下应该采用什么沟通工具（现场交流、电话交流、电子邮件、在线交谈等）。二要确定交流的时机和频率，包括承包方提交进度报告和双方召开项目实施交流会。另外，为能够有效地进行沟通和监控，应注意：承包商的项目联系人员必须是直接参与开发项目的主要人员，最好是开发组的主管。
第三，要加强外包项目的计划与进度控制。项目计划和进度的控制对外包项目来说尤为重要，这也是确保项目顺利实施的关键因素之一。金税工程三期项目管理工作千头万绪，工作过程千变万化，外包过程中没有一个完整的工作计划和综合协调是无法实现预期目标的。
第四，要制定外包相关管理规定和KPI。相关管理规定是指针对外包制定的一系列的管理制度、工作规章和流程，要确保外包工作开展前双方达成共识，并作为后序工作的基础。
最后，要引入外包的经济责任追究制度。因外包公司责任导致信息系统开发延误或发生故障时，外包管理执行部门将根据故障的具体情况进行责任认定、资源损失评估，编制安全责任事故和资源损毁责任事故处理报告书，对外包公司进行经济责任追究。
深圳地方税务局数据处理中心 薛海波：
如果没有风险意识，如果在项目建设过程中疏于管理，如果在项目建设结束后没有及时实现技术转移，幻想着“一包就灵”是不现实和不负责任的。须知，在复杂多变的税务系统实施信息化建设采取交钥匙工程是注定要失败的，应该主要从以下几个方面规避外包带来的风险。首先，必须慎重选择承建商；其次，必须慎重选择外包项目，仔细研究税务信息化的哪些方面可以外包；第三，必须引进和培养大量的税务信息化专业技术及管理人才。二十年多年的税务信息化的经验充分证明，是否建立有效的信息化管理机构和信息化专业人才队伍是信息化建设成败的关键。
外包过程必须有4驾马车开发商、监理、IT运维和专家委员会在同时运作，而且还要建立相应的机制，催生两个行业，制订相应的规范，从而才能建立好的外包产业环境。
现在的外包条件并不是很成熟。外包需要监理的参与，还有就是创造外包条件。参照房地产的方法，北京地税信息系统的运维就象物业公司，首先被分离出来，监理则主要负责监督系统建设的过程，而系统运行后期的长期责任是由运维部门承担。北京地税也因此做了一个利益分配，即按照责任时间长短进行利益分配。当我们把机制建设好，才能将外包做好。